Den felande länken i ditt ledarskap: Bygg meningsfulla feedbackloopar

31
Den felande länken i ditt ledarskap: Bygg meningsfulla feedbackloopar
Illustration av återkopplingsslingor
(Bildkredit: SmartBrief-illustration)

Förra året anställdes jag av en entreprenör med en blygsam men växande verksamhet från östkusten.

Låt oss kalla honom John.

John är en välmenande ledare, helt inställd på att göra rätt sak, men som många stövlade företagsägare var han också i en ständig kamp med sin tid och sina resurser.

Vårt arbete tillsammans sträckte sig över ett antal frågor, men var och en var kopplad till ett konsekvent, överväldigande tema: behovet av kvalitetsinformation.

Efter några månaders arbete tillsammans började John dela frustrationer han hade med en av sina teammedlemmar. Tyvärr var Johns förståelse av situationen ganska begränsad; han insåg helt enkelt att det fanns ett problem.

Han hade ingen puls på situationen, ingen klarhet i problemet, ingen känsla för vad som kunde orsaka dessa problem och ingen förståelse för hur han skulle gå vidare.

John var i mörkret. Och han skyllde på sitt lag.

När allt kommer omkring, kunde han inte säkert anta att relevant, meningsfull och användbar information automatiskt skulle ta sig fram till honom? Var inte det givet – något som kan förväntas utan avsiktlig tillsyn?

Tyvärr inte. Att ta emot kvalitetsinformation är inte givet, och det är ett stort ledarskapsmisstag att anta det.

Det är dock ett misstag som lätt kan åtgärdas genom att implementera en välstrukturerad återkopplingsslinga.

Vad är en återkopplingsslinga?

Om du googlar definitionen av en “feedback loop” hittar du denna definition från Cambridge lexikon:

(substantiv) ett system för att förbättra en produkt, process etc. genom att samla in och reagera på användarnas kommentarer.

Även om denna definition stämmer överens med hur återkopplingsslingor tenderar att fungera inom organisationer, är det oerhört begränsande för något meningsfullt ledarskap av två anledningar:

  1. Den restriktiva karaktären av att bara fokusera på användare: Istället skulle jag föreslå en bredare räckvidd som fokuserar på alla dina intressenter. Exempel kan vara gruppmedlemmar, partners, investerare, kunder, kamrater, etc.
  2. Personliga antaganden som kan komma med ordet “förbättring”: Återkopplingsslingor är inte i sig negativa. Du letar helt enkelt efter kvalitetsinformation som hjälper dig att lösa specifika problem.

För tydlighetens skull, låt oss använda denna definition av “feedback loop” framåt:

“Ett system utformat för att samla in kvalitetsinformation från nyckelintressenter som hjälper dig att lösa ett specifikt problem.”

Varför ledare behöver feedback loopar

Jag behöver inte berätta att ledare inte har någon brist på problem och utmaningar att övervinna. Och för att övervinna dessa hinder kommer ett pressande krav ständigt att dyka upp: behovet av konsekvent och kvalitetsinformation.

När allt kommer omkring kräver varje stark strategi och varje smart beslut en välgrundad förståelse för landskapet.

När de är väl strukturerade blir feedbackloopar en superkraft för den dedikerade ledaren, vilket gör att du kan

  • Få en konsekvent ström av meningsfull information
  • Ta mer välgrundade beslut
  • Sätt igång teamkommunikation kring nyckelfrågor
  • Lös bättre problem
  • Upptäck potentiella möjligheter eller problem
  • Empatisera med teamkamper utom räckhåll
  • Duplicera dessa fördelar i hela din organisation

Det bästa av allt är att de är helt gratis att bygga!

Att hålla ett öppet sinne och anamma ett kreativt tillvägagångssätt för att bygga feedbackloopar hjälper dig att maximera fördelarna.

Nu kan du bli frestad att ställa frågan “Varför inte skapa en återkopplingsslinga för alla problem?”

Jag förstår att detta tillvägagångssätt kan vara tilltalande för dig, och på ytan verkar det vara mer effektivt. Men i praktiken tenderar det att lera i informationsvattnet och få ledare att känna sig instängda i en aldrig sinande våg av kaotisk kommunikation som de inte vet vad de ska göra med. Detta leder oundvikligen till ett enormt slöseri med tid och resurser som i slutändan resulterar i att återkopplingsslingor överges.

Detta är inte att säga att du ska ignorera feedback som kommer till dig utanför en strukturerad loop. Använd för all del den feedbacken för att fylla ut eventuella luckor.

Som sagt, min rekommendation är att skapa så många feedback-loopar som du behöver för att hålla den typ av information du får organiserad och kristallklar. Sedan, utrustad med allt du behöver, kan du syntetisera data och fatta strategiska beslut baserat på de många informationsströmmar du har etablerat.

Nu när du förstår vikten av feedbackloopar för ditt ledarskap, låt oss ta en titt på hur dessa feedbackloopar triggas till att börja med.

2 typer av triggers

En återkopplingsslinga kan triggas på två sätt:

  1. Händelseutlösta feedbackloopar
  2. Operationellt utlösta återkopplingsslingor

Den primära skillnaden mellan dem är att händelseutlösta feedback-loopar äger rum när något oförutsägbart händer som kräver en ledares omedelbara uppmärksamhet eller engagemang.

Operationellt utlösta återkopplingsslingor är inbyggda i verksamhetens operativsystem för att säkerställa en konsekvent kadens av kvalitetsinformation för att hjälpa till att uppnå mål och lösa problem.

Ditt teams implementering av båda typerna av återkopplingsslingor kommer att se väldigt lika ut med bara ett distinkt undantag: Brådskande.

En händelseutlöst återkopplingsslinga kommer i allmänhet med en känsla av brådska (dvs. en missnöjd kunds klagomål, en teammedlem med en viktig familjefråga etc). Som en allmän regel fungerar händelseutlösta återkopplingsslingor på snabba tidslinjer.

Däremot ställs operativt utlösta återkopplingsslingor av din förutbestämda kommunikationsfrekvens och bör (för det mesta) eliminera behovet av akut kommunikation.

Anatomin i en meningsfull återkopplingsslinga

Varje meningsfull återkopplingsslinga består av följande tre komponenter:

  1. Anledning: Problemet du försöker lösa.
  2. Rutt: Ett steg-för-steg-system som ditt team tar för att få denna information i händerna på rätt ledare inom rätt tidsram.
  3. Svar: Ett steg-för-steg-system som ledaren följer för att ge ett svar till sitt team inom rätt tidsram.

Hur man bygger meningsfulla feedbackloopar

Med dessa tre komponenter i åtanke, låt oss dyka lite djupare in i var och en och koppla ihop de tre för att skapa en komplett feedbackloop.

Anledning

  1. Skriv ner problemet du försöker lösa. Håll det tydligt och kortfattat.
  2. Identifiera tre till fem frågor som du behöver svara på för att hjälpa dig lösa det problemet. Fråga dig själv: “Om jag hade svaren på dessa hypotetiska tre till fem frågor, skulle jag kunna fatta de välgrundade beslut jag behöver?”
  3. Ta reda på var den informationen kan hittas. Finns det redan inom din organisation eller behöver det samlas externt?
  4. Identifiera viktiga intressenter som är involverade. Vem är närmast denna information? Vem behöver den beröra på vägen till ledaren? Vem påverkar det?

Rutt

  • Kartlägg de första åtgärderna. Vilken information behöver gå till vilken/vilka gruppmedlem(mer)? Kräver utlösningen ett omedelbart bekräftelse?
  • Sätt tidsbaserade deadlines. När ska den informationen förväntas komma?
  • Dokumentera det. Är detta dokumenterat på ett sätt så att någon annan kan läsa det och tillämpa det?

Svar

  • Kartlägg de första åtgärderna. Vilken information behöver gå till vilken/vilka gruppmedlem(mer)? Kräver utlösningen ett omedelbart bekräftelse?
  • Sätt tidsbaserade deadlines. När ska den informationen förväntas komma?
  • Dokumentera det. Är detta dokumenterat på ett sätt så att någon annan kan läsa det och tillämpa det?

Du kommer snabbt att märka att “rutt” och “svar” har exakt samma byggstenar. Detta är avsiktligt. Svaret kommer att se väldigt annorlunda ut än rutten en gång dokumenterat, men stegen för att bygga ett kvalitetssvar är desamma som för att bygga en kvalitetsväg.

Idéer för att komma igång

Jag uppmuntrar dig att vara kreativ när du bygger feedbackloopar, men låt dig inte distraheras från problemet.

Här är en lista över vanliga möjligheter att enkelt integrera feedback-loopar i ditt företag:

  • Teambyggande övningar
  • Inbyggd i veckovisa en-mot-en med direktrapporter
  • Avdelningsutredningar
  • Automatiserade meddelanden och varningar
  • Teammöten
  • Onboarding
  • Avsluta intervjuer
  • Få en sammanfattning av kommentarer, recensioner och klagomål med jämna mellanrum
  • Team reträtter

Observera att feedbackloopar kanske inte är det bästa sättet att lösa ditt problem i alla fall. Se till att du anpassar ansträngningen till det verkliga problemet.

Bästa metoder

Här är några grundläggande riktlinjer som jag har funnit vara till hjälp under åren.

  • Ta inte en bra sak för långt. Till exempel är 400 återkopplingsslingor inte användbart.
  • Utöva transparens med ditt team så att de är på samma sida.
  • Involvera bara de du behöver så att du inte slösar med resurser.
  • Passa in det i din situation och din situation.

Slutgiltiga tankar

Ledare kan och bör använda återkopplingsslingor för att få konstanta, nästan realtidsinsikter om hur man löser bättre problem och fattar bättre beslut. Dessa återkopplingsslingor måste dock anpassas till organisationens och ledarens specifika behov, preferenser och utmaningar för att vara effektiva.


Mike Allen är en serieentreprenör, affärscoach och expert på marknadsföringsämnen. Allen är grundare och VD för Podcast Post Production och Solo social marknadsföringdär han hjälper småföretag att förvandla ändamål till vinst.

Om du gillade den här artikeln, registrera dig för SmartBriefs kostnadsfria nyhetsbrev via e-post på ledarskapbland SmartBriefs mer än 250 branschfokuserade nyhetsbrev.

liknande inlägg