Ta pauser ofta men kort

21
Ta pauser ofta men kort
Foto av hängmattor som illustrerar att ta pauser
(Bildkredit: Pixabay)

I tidigare produktivitetssteg planerade vi vårt arbete (steg 1) satte system på plats för att hålla våra medarbetare informerade och synkroniserade (steg 2) och kavlade upp ärmarna för att få arbetet gjort (steg 3) Det här inlägget går djupare på steg 4, upprätthålla för maximal produktivitet och utforskar att ta pauser

De sista tre komponenterna i steg 4 relaterar alla till egenvård. Den första är att bryta ofta, men kort.

Att bryta ofta för att få mer gjort kan verka kontraintuitivt. Jag menar, vem skulle tro att det skulle hjälpa dig att ta ytterligare pauser Mer produktiv? Speciellt när du är så upptagen som den är och din att-göra-lista är fullproppad med saker som måste göras.

Men hör av mig. För även om du är stolt över din arbetsmoral och din förmåga att koncentrera dig under längre perioder, kommer din hjärna, ditt sinne och din att göra-lista att tacka mig.

Det finns många anledningar till att vi bör ta regelbundna arbetsuppehåll. Här är några av dem.

1. Avbrott hjälper oss att bearbeta och behålla information

Våra hjärnor har två funktionslägen: fokuserad och diffus. När vi arbetar i diffust läge är vår hjärna mer avslappnad och i ett tillstånd av dagdrömstyp. Vissa studier har föreslagit att vi löser våra svåraste problem när vi är i detta diffusa tillstånd (som när vi duschar.)

Nästa gång du har ett svårt problem att lösa, försök låta din hjärna vandra och hitta sin egen lösning, istället för att tvinga dig själv att hitta svaret.

2. Pauser tillåter oss att ta ett steg tillbaka

När du är väldigt fokuserad på detaljerna i en komplex uppgift kan det vara lätt att tappa den större, mer strategiska bilden ur sikte. Genom att ta en paus kan du ta ett steg tillbaka och omvärdera dina mål och prioriteringar för att säkerställa att du och ditt team uppmärksammar rätt uppgifter och projekt.

3. Pauser hindrar oss från att bli uttråkade och ofokuserade

Det är svårt för våra hjärnor att fokusera på en enskild uppgift eller ett ämne under långa perioder. När vi väl kommit en bit förbi våra bekvämlighetszoner börjar vi bli ofokuserade, utplacerade eller till och med irriterade. Allt vi behöver är kort avbrottför att komma tillbaka på rätt spår.

4. Pauser återställer vår motivation att fortsätta långsiktiga uppgifter

I likhet med nr 1 är pauser användbara när vi har i uppdrag att utföra långsiktiga uppgifter, de som kan ta många timmar eller flera dagar att slutföra. Vi vet alla hur svårt det kan vara att hålla på med uppgiften och få dem gjorda. Genom att dela upp arbetet i bitar kan vi fokusera mer intensivt under en begränsad tidsperiod och göra stadiga, konsekventa framsteg.

5. Avbrott hjälper till att minska beslutströttheten

Beslutströtthet gör att kvaliteten på våra beslut försämras med tiden. Ju mer mentalt spenderade vi är, desto sämre är våra beslut. Om du är en beslutsfattare, till exempel en chef, en köpare eller någon annan som ständigt måste fatta beslut (särskilt stora), måste du hålla dig fräsch och inte låta trötthet påverka vad du gör. Trötthet kan också leda till att man undviker beslut, vilket ofta kan vara lika skadligt.

6. Raster ökar kreativiteten

Att ta pauser låter det omedvetna bearbeta data på nya och överraskande sätt. Detta lägger ofta grunden för en kreativ insikt eller ett genombrott, vilket är den ultimata formen av produktivitet i idéekonomin. När vi arbetar oavbrutet tar vi ut vår kognitiva kapacitet, vilket minskar vår förmåga att skapa kreativa kontakter.

Pauser hjälper oss också att omvärdera våra mål

Denna Harvard Business Review-artikel påpekar att raster ger oss den paus vi behöver för att pausa och se till att vi utför rätt uppgifter på rätt sätt. Varför skulle det vara ett bekymmer? När du arbetar med en uppgift kontinuerligt är det lätt att tappa fokus och gå vilse i detaljerna eller helt enkelt gå ur kurs. Men när du bryter och sedan återansluter, kan (och bör) du först ta några sekunder att tänka mer globalt på vad du i slutändan försöker uppnå, vilket håller dig medveten om dina mål.

Även om det kan låta bra att bryta oftare, finns det en god chans att du kan känna dig skyldig när du gör det. A studie av Staples av kontorsanställda och chefer avslöjade att mer än en fjärdedel av arbetstagarna som tillbringar mer än åtta timmar om dagen på jobbet inte tog en paus annat än vid lunch.

En primär orsak som angavs var skuld. Detta trots att 90 % av de tillfrågade cheferna sa att de uppmuntrade raster och med 86 % av de anställda håller med om att pauser gör dem mer produktiva!

Att gå in i våra dagar med en “pausplan” kanske kan hjälpa. När allt kommer omkring, om vi planerar för raster betyder det antingen att vi redan ser dem som värdefulla eller så kommer vi sannolikt att värdera dem med tiden.

Här är några “pausplan”-metoder att överväga.

Illustration av en timer för att ta pauser
Pixabay

Pomodoro-tekniken

Ett av de vanligaste sätten att bygga in raster är att arbeta i små skurar. Pomodoro-tekniken är en klassiker för denna typ av tillvägagångssätt. Tekniken säger att du ska arbeta rakt i 25 minuter (ställ in en timer innan du börjar) och sedan ta en kort paus i fem minuter. Efter fyra Pomodoro-sessioner, ta en längre paus på 30 minuter eller så.

Att veta att du har ett ändligt slut på varje gång chunk lägger till ett element av brådska, vilket hjälper dig att vara mer fokuserad och beslutsam. Det låter dig också skjuta distraktörer åt sidan och veta att du kan ta hand om dem snart nog.

90-minuters arbetsblock

Om 25 minuter verkar för korta, inga bekymmer. Att arbeta i 90-minutersintervaller har länge varit en favoritmetod för att maximera produktiviteten eftersom det fungerar med våra kroppars naturliga rytmer (när vi går från högre till lägre nivåer av vakenhet, vad vissa forskare har kallat ultradian rytm.)

Professor K. Anders Ericsson har välkänt studerat elitartister som violinister, idrottare, schackspelare och skådespelare. Han fann att de allra bästa artisterna tränade i fokuserade sessioner av inte mer än 90 minuter.

Två 15 minuters pauser per dag

Den här är enklare även om den inte är lika effektiv som de två som anges ovan. Blockera bara ut två planerade pauser på 15 minuter på din dag – en mitt på förmiddagen och den andra mitt på eftermiddagen. Eftersom de flesta av oss är minst produktiva vid 15-tiden, vill du definitivt inte hoppa över den pausen!

Vad du ska göra på din rast

Okej, så du ska ta en paus. Men vilka är sätten att utnyttja dem på bästa sätt?

Innan vi listar dem, kom ihåg att en viktig del av en effektiv paus är psykologisk avskildhet, eller mentalt frigörande från arbetsrelaterade tankar. Avskildhet hjälper oss att direkt minska arbetskrav som orsakar trötthet och att naturligt återhämta oss. Effektiva pauser framkallar också positiva känslor, som vänder de negativa effekterna av arbetsuppgifter och ökar blodflödet till de områden i hjärnan som vi använder för att fokusera.

  • Ta en promenad: En kort promenad (eller ännu bättre, en snabb powerwalk) kan öka blodflödet till hjärnan, vilket kan öka kreativa tankar. Regelbundna promenader kan förbättra anslutningen av viktiga hjärnkretsar samtidigt som minnet och kognitiva prestationer förbättras.
  • Dagdröm: Dagdrömmande är där vi ofta gör något av vårt mest kreativa tänkande.
  • Klotter: Forskning visar det doodling kan stimulera nya idéer och hjälpa oss att hålla fokus.
  • Äta: Ta ett hälsosamt, energifyllt mellanmål.
  • Läsa: Något annat än en arbetsrelaterad bok, skönlitteratur i synnerhet, kan ta oss bort från vår arbetsverklighet en stund. Studier har visat att människor som läser skönlitteratur ofta är det bättre kunna förstå andra människorempati med dem och se världen ur deras perspektiv.
  • Ta en kaffe: En paus och lite tillsatt koffein. Vad kan vara bättre? (Så länge du inte överdriver eller dricker för sent på dagen. Mer om det i ett senare inlägg.)
  • Lyssna på musik: Musik kan ge energi och/eller slappna av, beroende på genre och andra överväganden. Att fokusera på det kan avsevärt förbättra vår motorik och resonemangsåväl som andra hälsofördelar.
  • Tupplur: Även en tupplur på 10 minuter har visat sig förbättra kognitiva funktioner och minska sömnighet och trötthet.
  • Övning: Ett bra träningspass kan göra dig gladare, ge dig mer energi och hjälpa dig att få fokus. De behöver inte vara långa eller alltför ansträngande för att vara effektiva.
  • Chatt: Tro det eller ej, chatta med kollegor kan öka din produktivitet. I en studie av callcenterarbetarede som pratade med fler medarbetare fick snabbare igenom samtal och kände sig mindre stressade på jobbet.
  • Meditera: Meditation är ett bra sätt att slappna av din hjärna snabbt. Det är också sänker stressnivåerna och förbättrar den allmänna hälsan såväl som kreativiteten.
  • Gå ut: Att spendera tid utomhus, och i synnerhet i naturen, är bra för ditt immunförsvar och har visat sig förbättra fokus och lindra stress.

Naphtali Hoff, PsyD, (@impactfulcoach) är en chefscoach som hjälper ledare och deras team att bli mer produktiva. Ladda ner hans produktivitetsplan och ta hans produktivitetsbedömning. Kontakta honom för att lära dig mer om hans kraftfulla hjärngrupper som hjälper ledare att få kraft, problem att lösa och få mer gjort.

Om du gillade den här artikeln och videon, registrera dig för SmartBriefs kostnadsfria nyhetsbrev via e-post på ledarskap. Det är bland SmartBriefs mer än 250 branschfokuserade nyhetsbrev.